صفحه اصلی > آراز > مقالات > انتخاب نرم افزار حضور و غیاب

انتخاب نرم افزار حضور و غیاب

تاریخ نگارش : ۱۳۹۲/۰۵/۲۲



7 فاکتور تعیین کننده برای انتخاب مناسب  انواع نرم افزار حضور و غیاب



انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب متناسب با نیاز مشتری

امروزه قریب به 90 درصد مراکز کوچک و سازمانهای بزرگ از سیستم حضور و غیاب برای کنترل و مدیریت زمان استفاده میکنند. از این رو انتخاب بهترین و مناسب ترین نرم افزار متناسب با نیاز سازمانها یکی از چالشهای بزرگ در این حیطه میباشد.
برای این منظور، شرکت آراز یکی از معتبرترین تولید کننده سیستم حضور و غیاب، راهکارهایی را برای مدیران پیشنهاد میکند
مقدمه
با تکیه بر قدرت نفوذ نیمه یا کاملا اتوماتیک تجارت ها و پروسه فناوری زمانی و خدمت رسانی (حدود 7% به صورت سالیانه)، کاملا بدیهی است که اتخاذ و پذیرش مسیر اصلی برای این نرم افزار حضور و غیاب و یا به طور کلی نرم افزار مرتبط با منابع انسانی 
HR (منابع انسانی = Human Resources)
به صورت کاملا محترمانه دریافت گردیده و هموار شده است. تا کنون با وجود 200 راه حل نرم افزاری موجود در بازار، انتخاب صحیح ترین برنامه به نوبه ای که در وهله اول احتیاجات را رفع نماید و سپس، سرمایه مورد نظر را بازگرداند می تواند کمی دلهره آور و شاید هم گیج کننده باشد. شیوه های انتخابی نرم افزار منابع انسانی می تواند لیست بلند بالای نیاز را گلچین کند، اما شاید ضوابط مضاف نیز موردنیاز باشند. از این سو، برای پشتیبانی از تصمیم گیری شرکت ها  و سازمانها، شرکت آراز 7 سوال از پیش آماده تهیه کرده است تا به عنوان راهنمایی برای مدیران مفید واقع گردد. 

1.آیا نرم افزار انتخابی شما دوستار کاربر و یا همان User Friendly میباشد؟


بررسی های اخیر توسط Information week  حاکی از آن است که تنها یک درصد از سیستمهای موجود در بازار فاکتور User Friendly بودن را در نرم افزار های خود اتخاذ نموده اند.و آنچه بیشتر مورد توجه قرار داده اند User Adoption و یا رضایت کاربر در هنگام انجام کار با نرم افزار بوده به طور مثال زمانیکه کاربر بخواهد ساعت ورود و یا خروج خود را وارد نماید سیستم آنرا برای کاربر پیشنهاد دهد و این باعث رضایت کاربر از سیستم شود که بطور هوشمندانه این عملیات را انجام داده است.هر چند این دو فاکتور وابسته به هم میباشند و هر دو برای انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب جزئی جدا نشدنی است ولی باید توجه کرد که کدام یک اولویت بیشتری برای شما دارند.به منظور انتخاب این موارد معیارهای زیر را باید بررسی نمود:
کاربرد مناسب، راهبری قابل فهم، تعداد کلید هایی که نیاز به فشردن و حرکت دارند، موجود بودن کمک های راهبری مانند موارد مورد علاقه یا میانبر ها، تعداد فرم ها یا برگه هایی که برای تکمیل تراکنش نیاز به وارد شدن دارند، گزینه هایی برای تنظیمات رابط کاربری وابسته به نقش و زمان تخمین زده شده برای آموزش اولیه و درک خصوصیات و ترکیب برنامه

2. آیا نرم افزار مدیریت زمان و حضور و غیاب نیاز های صنعتی شما را تعمیم می بخشد؟


برای فهم این موضوع پیشنهاد میشود با سازمانهایی که فعالیتی مشابه شما دارند،مشاوره ای داشته باشید .چون این افراد تجربه استفاده از این سیستم حضور و غیاب  را دارند و میتوانند به شما در انتخاب این موضوع کمک شایانی نمایند . به عنوان نمونه قسمت اعظمی از بانک های کشور از سیستم حضور و غیاب آراز استفاده میکنند زیرا این سیستم توانسته است نیاز بانک ها را از نظر صنعتی تعمیم ببخشد زیرا یکی از مهمترین کارهایی که در بانکها انتظار میرود گرفتن گزارشات متعدد میباشد که نرم افزار حضور و غیاب آراز به دلیل حرفه ای بودن در این قسمت توانسته نیاز بانکها را فراهم نماید و امکان ساخت گزارشات به صورت انتخابی را برای مشتریان خود فراهم آورده است . بیمارستانها که از مشتریان اصلی شرکت آراز هستند، زیرا نرم افزار حضور و غیاب آراز انتخاب مناسبی برای بیمارستانها به دلیل شیفتهای کاری متعدد میباشد.معمولا در بیمارستانها پرسنل دارای شیفتهای کاری متعدد هستند و این امر محاسبه کارکرد پرسنل را پیچیده خواهد کرد و داشتن نرم افزار ی جامع برای پوشش این نیاز یکی از چالشهای مهم بیمارستانها میباشد که شرکت آراز با افتخار توانسته کمک شایانی به این دسته از مشتریان خود بنماید.

3.آیا میتوانید نرم افزار حضور و غیاب خود را با لیست هزینه ها ادغام نمایید؟

پروسه دستی بازنویسی ساعات برنامه زمانی به سیستم لیست پرداخت یکی از 10 دلیل بزرگ چالش های مدیریت  است که پروسه لیست پرداختی وابسته به بررسی ADP مشاهده می شود. یک راه برطرف نمودن این خطا ها و عیوب، جا به جایی مستقیم داده ها از سیستم برنامه به سیستم لیست پرداخت هاست. این پروسه به عنوان مکمل لیست پرداختی به شمار می رود. به صورت کاملا ایده آل، پس از آن باید یک سیستم برنامه زمانی انتخاب کنید که با برنامه لیست پرداختی کنونی ادغام شود. به صورت مشابه، اگر از یک سیستم هزینه یابی کار یا حسابداری خاص استفاده می کنید، از توانایی یکپارچه سازی برگه زمانی با کد های قیمت مطمئن شوید. نرم افزار حضور و غیاب آراز مدل Aras و همچنین مدل Arsis امکان لینک شدن با نرم افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد را داراست. 

4.آیا نرم افزار حضور و غیاب دارای دسترسی آسان میباشد؟

تحقیقات انجام شده توسط Forrest er حاکی از آن است که نیروی کار به طور افزاینده ای به سوی سیار شدن می رود، به طوری که 25% از نیروی کار در آمریکا از خانه هایشان ارتباط برقرار کرده یا به صورت از راه دور بر یک مبنای صحیح و اصولی در حال کار هستند. هنگامی که در حال انتخاب زمان و راه اندازی سیستم حضور و غیاب هستید، از امکان آپدیت شدن آن از طریق یک مرورگر وب یا دستگاه موبایل از هر موقعیت مکانی مطمئن شوید. به علاوه سیستم های بسیاری با پاسخ تعاملی صوتی کار می کنند و به کارکنان اجازه به روز سازی زمان را می دهند به طوری که امکان دسترسی از طریق بستر تلفنی را خواهند داشت و این را می توان یک موفقیت شبکه ای به حساب آورد.

5.آیا این تکنولوژی از گوشزد ها و هشدار ها پشتیبانی می کند؟

استاندارد های   Fair Labor شرکت ها را وادار به نگاه داری وقایع و اسناد تمام وقت اداری می کند. مشابه آن چه دپارتمان کارگری در کشورهای پیشرفته  می تواند شرکت ها را برای اجرای یک بازرسی از رکورد ها و اسناد کاری بازدید کند؛ دلیل آن نیز مقایسه نحوه عملکرد آن ها با قوانین و مواردی است که برای آن ها تعریف شده و در صورت عدم همخوانی و پیشروی با جریان امکان جریمه شدن را خواهند داشت.

طبق یکی از گزارش های اخیر ، مشکلات ثبت رکورد ها و ساعات اداری در FLSA نشان از عدم نگاه داری دقیق برگه های زمانی یکی از رایج ترین تخلفات زیر شاخه FLSA است. بنابراین، انتخاب یک مدیریت زمان و سیستم حضور و غیاب که بتواند به صورت خودکار کارکنان را نسبتا به سروقت بودن و پر نمودن به موقع ساعات کاریشان وادار کند، به توسعه استاندارد نگاه داری برنامه روزمرگی کمک شایانی می کند.

6. آیا این تکنولوژی پروسه های تجاری را اتوماتیک می سازد؟

با توجه به گسترش تجارت، عدم مرکزیت، کنترل های داخلی و صنعت، نقش های تجاری برای زمان و پروسه های خدمات می تواند حیطه را به میزان هر چقدر که ساده یا پیچیده باشد، به گردش بیندازد.
همچنین با صرفنظر از میزان نیازی که یک شرکت به شخصی سازی یا تغییر پروسه ها دارد، سیستم خدمت رسانی و مدیریت زمان شما توانایی قدرت بخشی به کاربران برای ساخت و ایجاد کاربران با نقش های جدید را خواهد داشت که موجب انعکاس سیاست ها، متد ها، کنترل ها و چرخه فعالیت خواهد شد. جدا از راندمان طبیعی که از این خصیصه به دست خواهد آورد، سیستم خدمت  رسانی ومدیریت زمان شما که این امکانات را به کار می
 گیرد، به شما کمک می کند تا از عدم محاسبه ساعت غیرکاری مطمئن شوید.


7.آیا نرم افزار حضور و غیاب  ومدیریت  زمان از برنامه های بیومتریک پشتیبانی می کند؟

تکنولوژی بیومتریک به معنای امکاناتی چون آنالیز اثرانگشت یا اسکن های شبکیه برای تشخیص شناسه یک شخص حقیقی است. پکیج برنامه که از این تکنولوژی استفاده می کند،به منظور جلوگیری از تقلب کارکنان(کارت زدن شخصی به جای دیگر)
 پیاده سازی گردیده است.پژوهش APA (مرکز ائتلاف آمریکا )نیز نشان داده است که این سیستم می تواند تا 5% در خرج های سالیانه صرفه جویی کند. به علاوه این مزیت ها، سیستم می تواند تکنولوژی بیومتریک را نیز به کار برد که از شناسه حقیقی کارکنان برای ثبت زمان های کاری استفاده کند.
شرکت آراز درزمینه سیستم های بیومتریک جزو پیشگامان این تکنولوژی میباشد و موفقیت چشمگیری در زمینه سیستمهای بیومتریک داشته است .مدرنترین دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در خاور میانه محصول شرکت آراز با نام Aras T-7 را میتوان به افرادی که خواهان سیستم بیومتریک میباشند را پیشنهاد داد.نوع دیگری ازسیستم حضور و غیاب بیومتریک Aras T-3Plus میباشد که با امکاناتی کامل و هزینه ای به صرفه قابل عرضه است

جمع بندی پایانی برای انتخاب نرم افزار


با وجود بیش از 185 فروشنده نرم افزار خدماتی و زمان در بازار، انتخاب پوشش دهنده مناسب با توه به نیاز مشتری، همچنان می تواند مانند یک کار غیرقابل انجام به نظر برسد. همچنین، با در دست داشتن موارد مورد نیاز، یک لیست کوتاه با راه حل های پتانسیل بالا به دست خواهد آمد.
با این حال، هنگامی که لیست کاملا مطابق میل باشد، این جنبه از تکنولوژی ممکن است کاملا از دیدگاه و منظر آن چه شرکت و جامعیت می خواهد متفاوت باشد و این تنها در صورتی میسر است که مجموعه منحصر به فرد خود را بخواهند که در این صورت تلاش ها و داده هایی که برای این تکنولوژی پیش بینی شده است با نتیجه کار و سیستم مورد نظر و 100% مطابق میل شرکت درخواست دهنده متفاوت خواهد بود.در نهایت شرکت آراز پوشش دهنده تمامی مواردیست که برای انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مد نظر میباشد .